为持续推进档案规范化建设，bat365在线平台拟比选专业档案服务供应商，承担档案室库存及新增综合档案的档案数字化整理服务，并配套部署网络版档案管理系统，档案相关耗材、档案专业咨询服务、校史馆视频制作及展板更新，所有工作成果须满足档案法律法规、档案行政管理部门及学校档案管理要求。本项目已具备采购条件，现公开比选，邀请具备对应服务能力的供应商参与报名。供应商结合自身服务能力，针对项目需求编制详细报价及实施方案。相关事项公告如下：
一、项目基本情况
项目名称：档案馆（校史馆）档案规范化管理与展陈更新项目
采购内容
拟对bat365在线平台档案室库存及新增综合档案约500卷/盒档案整理，约10万页数字化加工，目录信息著录约1万条（以上数量以实际整理数量为准），同时租赁网络版档案管理系统1套，租期为3年。具体工作包括不限于数字化前整理、盖归档章、装订、卷盒信息制作、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、OCR识别、数据挂接、数据备份、数字化成果验收与移交、档案归还入库，档案综合管理系统使用、系统培训、档案相关耗材、档案专业咨询服务、校史馆视频制作及展板更新等。供应商需有相关资质、签署保密协议。服务数量以实际数量为准，不得高于中标金额。
（1）具体内容及分项控制价如下：
序号 |
采购内容 |
预估数量 |
计量单位 |
分项控制价（元） |
备注 |
1 |
档案整理 |
500 |
卷/盒 |
34,500.00 |
|
2 |
数字化扫描全流程 |
100000 |
页 |
50,000.00 |
|
3 |
信息著录 |
10000 |
条 |
10,000.00 |
|
4 |
网络版档案管理系统使用费 |
3 |
年 |
30,000.00 |
本项一次比选，采用按年租赁，系统租金按年度分期支付 |
5 |
档案盒 |
100 |
套 |
2,700.00 |
每套10个 |
6 |
档案封皮 |
200 |
张 |
346.00 |
|
7 |
剪刀、改锥等 |
1 |
项 |
100.00 |
|
8 |
档案工作专家咨询 |
6 |
天 |
4,800.00 |
|
9 |
档案专用存储移动硬盘 |
5 |
个 |
4,000.00 |
|
10 |
校史馆地毯 |
1 |
块 |
5,000.00 |
|
11 |
校史馆展示柜 |
6 |
个 |
3,600.00 |
|
12 |
校史教育视频制作费 |
1 |
项 |
4,000.00 |
|
13 |
活动展板 |
1 |
个 |
4,120.00 |
|
合计 |
153,166.00 |
|
（2）网络版档案管理系统功能要求
序号 |
主要功能 |
功能描述 |
1 |
档案采集 |
档案录入。支持手工录入或导入的方式完成档案条目数据的离线接收 ，可以按照设定好的档案门类元数据标准进行录入或导入 ，并可以上传电子文件；支持通过批量挂接的方式完成电子文件的上传。 |
移交审核 ：支持对离线接收的档案进行移交审核，兼职档案员移交档案后 ，管理员根据权限查看待审核的实体档案 ，对实体档案进行对比审核。 |
回收站 ：支持删除档案信息保存 ，可在回收站对档案进行恢复、删除操作。 |
2 |
档案整理 |
整理入库。支持对兼职档案员送审档案的接收和整理编 目 ，并对整理完成的档案进行归档处理。 |
批量挂接。支持数字化档案批量挂接操作 ，数字化加工档案根据系统提供模版进行数据填充 ，填充完成后进行批量挂接。 |
格式转换。对系统内档案进行格式转换 ，并记录转换信息 ，导出格式转换报告。 |
3 |
档案管理 |
档案编辑。对已入库的档案进行编辑 ，档案编辑包含档案信息编辑、文件编辑、批量编辑。 |
编辑审核。对档案编辑内容进行审核 ，分别记录编辑前后字段信息与字段值。 |
四性检测。对长期保存的档案进行四性检测 ，鉴于长期保存档案采用定时任务进行检测 ，针对电子档案的真实、可用、完整、安全设置自动检测项。 |
回收站。支持删除档案信息保存 ，可在回收站对档案进行恢复、删除操作。 |
档案周期。要求支持档案信息生命周期查看 ，可查看档案建立、移交、入库、编辑、利用等全生命周期查看。 |
重复处理。通过设置元数据字段 ， 以元数据字段进行对比 ，筛选出相似度较高的档案进行删除或修改。 |
4 |
档案利用 |
档案检索。支持通过关键字进行快速便捷的检索，也支持多条件组合的精确检索。 |
学生信息检索。支持通过学生姓名对录取名册等档案进行快速便捷检索 ，也支持多条件组合的精确检索。 |
系统需支持毕业生档案邮寄管理 ，校验材料完整性并自动提醒缺件学生 ， 同时记录退回信息、支持二次邮寄。 |
5 |
公开管理 |
档案公开。 系统根据保密期限进行判断 ，对保密期限到期的档案进行展示 ，用户可选择到期档案进行延期或公开档案。 |
公开审核。根据流程管理设置相关业务流程内容进行公开档案审核。 |
借阅管理。 审核人员根据自身权限 ，可查看所有待审核档案 ，对待审核档案进行审核 ，审核后自动跳转到下一级审核人 ，直至审核结束。 |
借阅申请。用户查看自己所有的借阅申请记录以及申请的当前状态。若申请通过 ，则可根据申请方式进行利用。 |
鉴定销毁。 系统支持基于归档日期、保管期限等进行需要鉴定档案的自动提醒、推送 ，也支持手工选择需要鉴定的档案进行鉴定。鉴定完成可以导出鉴定登记表。 |
6 |
档案编研 |
任务发布。支持建立档案编研专题库 ，并提供利用，支持创建编研任务 ，并指定专题负责人和参与人员，制定编研大纲 ，采用树状目录进行展示。 |
编研制作。支持参与编研 ，根据指定档案范围和大纲要求进行指定章节撰写 ，并由任务负责人进行汇总确认 ，编写方式支持在线编研与成果上传。 |
专题分类。支持创建专题分类以及分类下目录信息。 |
编研审核。支持对编研制作的内容进行审核 ，审核完成后可在任务发布生成编研报告及编研文档 |
编研利用。支持编研成果利用 ，授权用户可对其权限范围内的档案编研成果进行在线阅览、打印、下载。对于本单位内部专题 ，可配置浏览授权范围，精确到部门组织、用户组、人员。 |
7 |
统计分析 |
馆藏统计。支持对档案系统内 ，各全宗信息的档案资源进行汇总统计及展示 ，可按照档案的全宗、类型和年度等进行统计。根据设计统计内容进行相关内容展示。 |
业务流程统计。具备按照档案全生命周期的工作过程的统计 ，包括接收、整理、保存、鉴定处置及利用等环节进行档案业务办理按时间、操作人进行统计。 |
可视化统计。可视化统计根据报表定义内容自动生成 ，并可根据统计结果生成年中总计和年终总结。 |
自定义报表。对系统内统计项进行设计 ，针对馆藏统计、利用情况统计、业务流程统计可设计筛选条件及展示内容 ，设计完成后 ，各个统计项根据设计内容进行展示。 |
8 |
系统设置 |
安全管理。包含用户、角色、机构、 防扩散管理。设置登录安全和安全监测。 |
系统管理。包含系统监控、流程管理、信息发布、日志管理及审计跟踪、文件配置功能。 |
档案管理。包括全宗管理、 门类管理、初始类 目设置、元数据设置、 四性检测设置、 OCR 设置、数据库管理、鉴定与处置配置、库房管理、证明管理功能。 |
9 |
数据中台 |
档案接收。具备档案接收功能 ，可从 OA、教务、科研等业务系统接收电子档案数据。 |
数据鉴定。具备数据鉴定功能 ，对 OA 系统或其他业务系统接收过来的电子文件及数据进行鉴定。 |
多校区分布式部署。 系统支持多校区分布式部署与并发在线使用 ，可满足各校区工作人员同时登录系统开展档案业务操作 ；支持将所有校区档案数据统一归集至同一档案全宗体系内统筹管理 ，实现授权人员在统一全宗架构下 ，跨校区完成档案检索、在线查阅、调阅利用、业务查询等操作 ，实现全域档案资源一体化整合、互通共享与统一管控。 |
10 |
身份认证 |
身份认证。支持与学校统一身份认证平台对接 ，实现单点登录。相应身份信息应与本项 目 的权限角色完成对接映射。 |
国产适配 |
国产适配。确保系统在国产化环境下稳定运行、功能完整、性能最优 ，满足校园档案管理合规性与安全性需求。 |
项目总预算：人民币壹拾伍万叁仟壹佰陆拾陆整（小写：153,166.00元）。
项目2026年度预算：人民币壹拾叁万叁仟壹佰陆拾陆整（小写：133,166.00元）。
服务周期：
档案整理及数字化工作自合同签订之日起至2026年12月20日前完成。
档案管理系统于合同签订后 30 个自然日内完成部署，租期为3年，采用按年租赁，系统租金按年度分期支付。
其他工作内容自合同签订之日起至2026年11月30日前完成。
二、参与比选供应商资格要求
具备独立法人资格，可独立承担民事责任，持有有效 的营业执照；
具有良好商业信誉、健全财务会计制度；
能够依法足额缴纳税收及社会保险；
参加本次采购活动近三年经营活动中无重大违法记 录，未被列入“信用中国”失信被执行人、重大税收违法失信主体名单；
具备与本项目相关的实施服务经验；
具备完成本项目的专业和技术能力；
本项目不接受联合体参选。
三、比选文件报送要求
正式项目报价单（格式自拟）；
企业法人营业执照复印件；
法定代表人身份证复印件；
法定代表人授权委托书（格式自拟），提供授权委托人身份证复印件；
相关资质文件；
提供近三年任意年度第三方会计事务所或审计机构出具的审计报告，包括：审计主报告、资产负债表、利润表、现金流量表及附注，并加盖第三方会计事务所或审计机构公章，两名注册会计师签字；
同类项目业绩证明（合同首尾页及关键页复印件）；
完整技术实施方案；
项目人员配置方案；
网络版档案管理系统响应方案；
项目进度、质量控制、安全管理、保密管理、售后服务方案等。
四、比选文件报送规范
本报价中包含与本次提供服务相关的全部费用，分项报价应与总报价金额一致，如出现不一致情况应按照分项报价修正总价；
比选响应报价（含分项报价）超过项目总预算的比选响应将被拒绝；
全套资料统一胶装成册，密封封装报送，文件数量：正本1份，副本2份，电子版1份（拷贝优盘，与纸质版正本须保持一致），报价单需法人或授权代表签字并加盖公章。
五、比选文件递交
递交截止时间： 2026 年 10 月 14日 17:00 前
递交地址：北京市朝阳区花家地街12号图书与信息中心201办公室
收件人：徐老师
联系电话：010-84171367
六、评审规则
本项目采用综合评分法，从供应商报价、商务和技术等维度开展综合打分，按综合得分由高到低确定成交供应商；若综合得分相同，优先考量项目实施经验与售后服务方案。
综合评分表
评分项目 |
评分子项 |
评分细则 |
分值 |
价格部分 （10分） |
价格 |
价格评分的计算方法。 有效比选供应商中，报价一览表【应答报价】的最低价作为评审基准价。 价格得分＝（评审基准价/比选供应商应答响应报价）×10。 |
10 |
商务部分 （16分） |
相关认证 |
（1）比选供应商具有有效期内的档案数字化扫描加工相关的ISO9001质量管理体系认证证书得1分，没有不得分； （2）比选供应商具有有效期内的档案数字化扫描加工相关的ISO27001信息安全管理体系认证证书得1分，没有不得分； （3）比选供应商具有有效期内的档案数字化扫描加工相关的ISO14001环境管理体系认证证书得1分，没有不得分； （4）比供应商需在本单位自有的“档案数字化项目实施管理系统”中完成本项目加工工作，要求提供《档案数字化项目实施管理系统》软件著作权证书；同时，采用本单位自有的“档案数字化质检体系及系统”来进行质检工作的，要求提供《档案数字化质检体系及系统》软件著作权证书，得3分。 以上证书提供复印件加盖比选供应商公章。 【注：比选供应商需提供证书复印件，并加盖比选供应商单位公章；证书覆盖范围必须包含“档案”类字样,否则相应证书不得分】 |
6 |
业绩情况 |
供应商提供2023年10月1日至递交响应文件截止之日（以合同签订日期为准）具有同类项目业绩（如档案整理、档案数字化类等相关类型业绩），每个项目业绩合同得2分，最高得10分。 【注：合同以签订日期为准，比选供应商需提供合同复印件关键页（包括合同首页、合同盖章页及显示项目内容的相关页），并加盖比选供应商单位公章，否则相关内容不得分】 |
10 |
技术服务 部分 （74分） |
实施方案 |
比选供应商制定的档案数字化加工实施方案详细合理，能够准确描述档案的数字化加工服务流程。 （1）对采购需求理解透彻、方案完整、科学、规范、合理、针对性强、完全能满足项目实际需求得15分； （2）对采购需求理解较透彻、方案较完整、较科学、较规范、较合理、较有针对性、较能满足项目实际需求得11分； （3）对采购需求基本理解，方案基本完整、基本科学、基本规范、基本合理、基本有针对性、基本能满足项目实际需求得7分； （4）对采购需求不够透彻，方案不完整、不科学、不规范、无针对性、不能满足项目实际需求得3分； （5）本项未提供得0分。 |
15 |
项目组人员配备 |
1、项目负责人资格要求 （1）项目负责人具有档案类初级或者以上职称证书、高级信息系统项目管理师、档案岗位资格培训证书、档案继续教育培训证书、并且参与过档案行政管理部门及其他相关单位组织的全国档案管理能力提升高级研修班，取得结业证书的，全部具备得4分；具备4项及以下，均不得分； （2）具有类似项目实施管理经验5年（含）以上得3分，3年（含）至5年（不含）得2分，1年（含）至3年（不含）得1分（注：须提供相关经验材料）； 注：需提供员工关系证明、劳动合同及相关工作经验证明，材料复印件加盖投标人公章（采购人有权核实投标人所提供材料的真实性，中标之后采购人有查验人员劳动关系的权利，如相关材料不全或伪造，中标人负全部责任）。 2、项目组人员配置 拟投入本项目组主要骨干实施人员需为有3年以上（开标之日上溯1年）本行业工作经验，且同时具有： （1）参与过国家级档案部门组织的档案继续教育专题培训班取得相关结业证书，并且具有保密培训教育证书的，每配备一人得0.5分，满分2分； （2）参加过国家档案局组织的档案专业人员岗位培训班取得附有成绩合格单的《档案岗位资格培训证书》，并且具有保密培训教育证书的，每配备一人得0.5分，满2分； 备注：提供以上人员在本项目中担任的职责，并提供以上人员以投标人名义缴纳的社保缴纳证明（截止开标日近一年内任意一个月）、劳动合同及培训证书等相关证明材料，否则不得分（复印件加盖投标人公章）。 |
11 |
软件系统响应方案 |
（1）供应商提供的响应方案需围绕以下内容进行响应： 系统架构设计情况响应包括：技术架构设计、功能架构设计、部署架构设计等内容进行响应； 响应内容针对性较强、符合需求的得10分， 响应内容针对性一般，需求有漏项的得5分， 响应内容针对性较差的，需求有多处漏项的得2分， 未提供不得分。 （2）系统整体性能设计情况响应，包括：完整性、先进性、规范性、可靠性、可扩展性、可维护性、易用性、可行性等内容进行响应； 响应内容针对性较强、符合需求的得10分， 响应内容针对性一般，需求有漏项的得5分， 响应内容针对性较差的，需求有多处漏项的得2分， 未提供不得分。 |
20 |
项目进度计划 |
（1）项目进度计划、时间安排全面合理，可操作性强，能充分满足项目的实际需求得8分； （2）项目进度计划、时间安排较全面、较合理，可操作性较强，较能充分满足项目的实际需求得5分； （3）项目进度计划、时间安排基本全面、基本合理，可操作性一般，基本能满足项目的实际需求得3分； （4）项目进度计划、时间安排不全面、不合理，无可操作性，不够满足项目的实际需求得1分； （5）本项未提供得0分。 |
8 |
质量控制方案及措施 |
（1）比选供应商制定的质量管理方案完善，体现档案数字化过程的监督和管理，严格防范及时纠正过程中影响服务质量的不良因素，质量保障措施全面有效得5分； （2）比选供应商制定的质量管理方案基本完善，体现档案数字化过程的监督和管理，基本能防范及时纠正过程中影响服务质量的不良因素，质量保障措施基本全面基本有效得3分； （3）比选供应商制定的质量管理方案不完善，未体现档案数字化过程的监督和管理，无法修正服务质量，质量保障措施不全面得1分； （4）本项未提供得0分。 |
5 |
安全管理 |
（1）比选供应商制定的安全备份方案完善合理，流程规范，涵盖实体交接、加工场所、设备软件、网络环境、数据载体等安全管理，针对性强得5分； （2）比选供应商制定的安全备份方案基本完善合理，流程基本规范，基本涵盖实体交接、加工场所、设备软件、网络环境、数据载体等安全管理，基本有针对性得3分； （3）比选供应商制定的安全备份方案不完善合理，流程不规范，无针对性得1分； （4）本项未提供得0分。 |
5 |
保密管理方案 |
比选供应商制定的保密管理方案全面，措施具体可行，确保采购方的实体档案和学生个人隐私数据信息不被非授权人接触或获知；注重信息安全管理,保证电子档案的安全；团队员工签署并履行保密承诺；制定应急管理处置预案；积极配合采购方的安全检查。 （1）完全满足以上内容，针对性强得5分； （2）基本满足以上内容，基本有针对性得3分； （3）不能满足以上内容，无针对性得1分； （4）本项未提供得0分。 |
5 |
售后服务方案 |
（1）售后服务内容及承诺全面，服务方式、问题处置方案、售后技术支持等详细合理，响应及时得5分； （2）售后服务内容及承诺基本全面，服务方式、问题处置方案、售后技术支持等基本详细合理，响应基本及时得3分； （3）售后服务内容及承诺不全面，服务方式、问题处置方案、售后技术支持等不详细合理，响应不及时得1分； （4）本项未提供得0分。 |
5 |
七、联系方式
采购部门：bat365在线平台图书与信息中心
联 系 人：徐老师
联系电话：010-84171367
bat365在线平台
2026年10月10日
